Giải pháp đếm người cho các sự kiện

Hệ thống đếm người đang dần trở thành một tiêu chuẩn kỹ thuật mới trong vận hành sự kiện. Nhiều sự kiện triển lãm, hội chợ thương mại được đầu tư hàng trăm triệu cho thiết kế không gian, truyền thông phủ kênh, nhân sự vận hành… nhưng sau khi sự kiện kết thúc, một câu hỏi khó có thể trả lời bằng con số cụ thể đó là “bao nhiêu người đã đến sự kiện?”.

Không phải doanh nghiệp nào cũng đủ ngân sách thuê công ty nghiên cứu thị trường đến khảo sát và cũng không thể dựa hoàn toàn vào lượt like trên fanpage hay số lượng thiệp mời được gửi đi. Nếu dữ liệu người tham dự không rõ ràng, toàn bộ báo cáo hiệu quả truyền thông chỉ là ước lượng theo cảm nhận.

Số lượng khách tham gia sự kiện không đạt chỉ tiêu đặt ra

Một hội chợ quy mô vừa tổ chức trong ba ngày, với lượng booking gian hàng gần như kín, quảng bá trên nhiều nền tảng và được nhiều người nổi tiếng có tầm ảnh hưởng tham dự. Sau khi sự kiện kết thúc, phía ban tổ chức công bố con số hơn 20 ngàn người tham dự Nhưng khi các nhà tài trợ đối chiếu lại số liệu từ hệ thống đếm người được lắp ở cổng chính và cổng phụ, kết quả hiển thị chỉ hơn 12 ngàn lượt.

Sai sót trong cách đếm người là điều hoàn toàn có thể xảy ra, vì mỗi bên dùng một phương pháp tính khác nhau. Nhưng khi khách thuê địa điểm, khách hàng của ban tổ chức và nhà tài trợ bắt đầu nghi ngờ con số báo cáo không khớp với thực tế thì khi đó vấn đề của sự uy tín.

Không gian tổ chức sự kiện không thể chỉ là chỗ trống cho thuê theo mét vuông. Trong bối cảnh ngân sách marketing ngày càng được kiểm soát chặt, chủ địa điểm cần cung cấp bằng chứng định lượng về lượng người tiếp cận, lưu lượng theo khung giờ và mật độ phân bổ. Đó là cách duy nhất để giữ chân khách hàng chuyên nghiệp, đồng thời nâng giá trị cho thuê.

Giải pháp đếm người cho các sự kiện

Giải pháp đếm người do Satatech phân phối chính hãng từ thương hiệu FootfallCam vốn đã được ứng dụng rộng rãi tại các trung tâm thương mại và hệ thống bán lẻ tại Việt Nam. Khi áp dụng vào sự kiện, hệ thống không chỉ đo tổng lượt vào ra mà còn:

• Phân tích thời gian lưu lại trung bình của người tham dự, từ đó đánh giá mức độ hấp dẫn của không gian trưng bày hoặc nội dung sự kiện

• Hiển thị mật độ theo khung giờ, phục vụ việc điều phối nhân sự, kiểm soát an ninh và đánh giá hiệu quả khung giờ truyền thông chính

• Cho phép so sánh giữa các khu vực, giúp xác định rõ những khu gian hàng nào thu hút nhiều lượt dừng chân, từ đó hỗ trợ việc phân bổ bố cục các khu vực khác nhau của sự kiện và giá thuê trong tương lai

Toàn bộ dữ liệu này được lưu trữ, trực quan hóa thành báo cáo, có thể xuất file hoặc chia sẻ với bên thứ ba. Đặc biệt, dữ liệu có thể làm căn cứ để đối chiếu hiệu quả của từng chiến dịch quảng bá, từ online đến offline, từ quảng cáo trả phí đến hoạt động của người nổi tiếng.

Phân tích kết quả sự kiện dựa trên báo cáo dữ liệu đếm người

Một trong những điểm nghẽn lớn của việc tổ chức sự kiện theo lối truyền thống là quá phụ thuộc vào kinh nghiệm và trực giác. Ban tổ chức chỉ ước lượng người tham gia, dựa theo cảm giác đông vắng tại từng thời điểm. Nhưng đối với các sự kiện có nhiều nhà tài trợ hoặc khách hàng thuê gian hàng, cảm giác là không đủ.

Bằng việc tích hợp hệ thống đếm người vào hạ tầng địa điểm, các đơn vị tổ chức sự kiện không còn phải đoán. Họ có thể:

• Chứng minh hiệu quả sự kiện với nhà tài trợ bằng dữ liệu khách tham quan thực tế

• So sánh các kỳ tổ chức để điều chỉnh chiến lược truyền thông

• Lập kế hoạch nhân sự và kiểm soát lưu lượng di chuyển hiệu quả hơn dựa trên các điểm nghẽn trong không gian sự kiện

Quan trọng hơn, người ra quyết định truyền thông có thể liên kết dữ liệu từ hệ thống đếm người với kết quả tương tác tại gian hàng, số lượng quét mã QR, đơn hàng demo, từ đó xác định ROI rõ ràng.

Hệ thống đếm người không chỉ hỗ trợ cho các sự kiện lớn

Satatech hiện cung cấp gói cho thuê giải pháp đếm người chuyên biệt cho sự kiện, có thể triển khai trong thời gian ngắn, linh hoạt theo từng mô hình tổ chức. Đội ngũ kỹ thuật hỗ trợ trực tiếp tại địa điểm trước, trong và sau sự kiện. Thiết bị được gắn tạm thời hoặc bán tạm thời theo nhu cầu, không cần thay đổi kết cấu địa điểm, không xâm lấn thiết kế.

Không chỉ các hội chợ triển lãm quy mô lớn, mà cả sự kiện nội bộ, hội nghị khách hàng, sự kiện khai trương sản phẩm cũng hoàn toàn có thể ứng dụng giải pháp này để thu thập dữ liệu thực tế, phục vụ cho việc đo lường hiệu quả truyền thông.

Kết luận

Giải pháp đếm người do Satatech cung cấp không chỉ mang lại dữ liệu chính xác và khách quan về lưu lượng khách tham dự sự kiện, mà còn giúp các đơn vị tổ chức và chủ địa điểm có căn cứ rõ ràng để đánh giá hiệu quả truyền thông và vận hành. Nhờ khả năng phân tích chi tiết về thời gian lưu lại, mật độ khách theo khung giờ và sự phân bố tại từng khu vực, giải pháp này tạo điều kiện thuận lợi cho việc tối ưu hóa kế hoạch nhân sự, điều chỉnh bố cục sự kiện và nâng cao trải nghiệm khách tham dự.

Việc ứng dụng hệ thống đếm người giúp loại bỏ hoàn toàn các ước lượng cảm tính, thay vào đó là các báo cáo phân tích minh bạch, giúp tăng độ tin cậy với nhà tài trợ và khách hàng, đồng thời nâng cao giá trị thương hiệu cho chủ địa điểm.