Case Study: Sắp xếp lịch làm việc của nhân viên tại cửa hàng như thế nào?

Anh/Chị đang chia ca làm việc dựa trên cảm nhận hay dựa trên dữ liệu thực tế?

Nếu vẫn đang điều phối nhân sự theo thói quen hoặc kinh nghiệm cá nhân, rất có thể cửa hàng đang bỏ lỡ cơ hội tối ưu hóa chi phí và nâng cao trải nghiệm khách hàng một cách hệ thống.

Xem ngay bài viết dưới đây của SATATECH để cùng tìm hiểu cách tổ chức ca làm thông minh, giải pháp giúp cửa hàng vận hành mượt mà hơn, nhân viên làm việc hiệu quả hơn và khách hàng hài lòng hơn từng ngày.

Quán thịt nướng BBQ chia ca không đồng đều

Anh Hùng là chủ một cửa hàng thịt nướng BBQ tại khu vực gần trường đại học, anh chia sẻ rằng phần lớn nhân viên của cửa hàng anh là sinh viên làm thêm. Vì đặc thù lịch học thay đổi theo từng buổi, lịch làm việc của nhân viên cũng trở nên biến động theo tuần.

Có hôm anh xếp ca làm đầy đủ nhưng cửa hàng lại vắng khách. Ngược lại, có hôm khách kéo đến đông bất ngờ thì lại thiếu người phục vụ, dẫn đến chậm đơn, thiếu món, khách bỏ về giữa chừng.

Vấn đề không chỉ dừng ở việc thiếu nhân sự vào giờ cao điểm. Việc sắp xếp ca làm theo kiểu ai rảnh thì đăng ký khiến anh Hùng không kiểm soát được nhân lực hiệu quả.

Để cải thiện tình trạng chia ca thiếu đồng đều, anh Hùng bắt đầu ghi nhận thủ công lượng khách theo từng khung giờ. Từ dữ liệu thu thập được, anh xây dựng lịch làm việc phù hợp, tăng nhân sự vào giờ cao điểm, giảm vào giờ vắng. Tuy nhiên, hiệu quả chỉ duy trì trong thời gian ngắn vì nhân viên chủ yếu là sinh viên, lịch học thường xuyên thay đổi.

Tuyển thêm người thì dư nhân sự, sa thải lại tốn công đào tạo lại. Trong lúc đó, anh Hùng phát hiện lượng khách còn biến động theo ngày lễ, chương trình giảm giá, khiến lịch làm càng khó kiểm soát.

Hậu quả của việc chia ca không đồng đều

Việc chia ca làm việc không đồng đều giữa các khung giờ, đặc biệt khi không dựa trên dữ liệu khách thực tế, có thể gây ra nhiều hậu quả nghiêm trọng trong vận hành cửa hàng.

Vào thời điểm khách đông nhưng thiếu nhân sự, quy trình phục vụ dễ bị quá tải: đơn hàng chậm trễ, sai sót khi giao món, thái độ phục vụ thiếu chỉn chu…

Tất cả đều ảnh hưởng trực tiếp đến trải nghiệm của khách hàng và làm giảm khả năng quay lại.

Ngược lại, khi bố trí quá nhiều nhân viên vào khung giờ thấp điểm, chi phí nhân công bị đội lên không cần thiết, trong khi hiệu suất làm việc thấp.

Về lâu dài, tình trạng này khiến doanh thu giảm, chi phí tăng, hiệu quả vận hành suy giảm. Đồng thời, sự thiếu công bằng trong chia ca còn gây mất động lực, tạo mâu thuẫn nội bộ và làm giảm tinh thần làm việc của tập thể.

Giải pháp hệ thống đếm người từ SATATECH

Trong lúc bối rối, anh Hùng lên mạng tìm kiếm giải pháp thì tình cờ đọc được thông tin về hệ thống đếm người của SATATECH. Dù không đặt nhiều kỳ vọng, anh vẫn quyết định đến trực tiếp văn phòng tại số 03 D14B, phường Tây Thạnh, TP.HCM để lắng nghe tư vấn và xem liệu có hướng giải quyết phù hợp hay không.

Sau khi lắng nghe và thu thập thông tin về vấn đề mà Anh Hùng đang gặp phải, SATATECH đã đưa ra giải pháp:

1. Anh Hùng cần đánh giá lại đội ngũ nhân viên, phân loại theo khả năng làm việc linh hoạt và vị trí công việc.
2. Những nhân viên có nguyện vọng gắn bó lâu dài và làm việc 5 buổi làm việc mỗi tuần nên được giữ lại, những trường hợp không đáp ứng sẽ phải xem xét sa thải và tuyển mới.
3. Bắt buộc phải có nhân viên cố định làm full-time để trực xoay ca, đảm bảo phòng trường hợp quá tải hoặc khi nhân sự cần thay đổi lịch làm việc đột xuất.
4. Song song đó, anh Hùng nên áp dụng giải pháp hệ thống đếm người để thu thập dữ liệu khách theo khung giờ và ngày trong tuần.

Kết quả sau khi triển khai theo giải pháp của SATATECH

Sau khi áp dụng giải pháp từ SATATECH, anh Hùng đã có được hệ thống quản lý nhân sự và lượng khách chính xác, giúp tối ưu lịch làm việc theo từng khung giờ. Nhờ đó, cửa hàng luôn có đủ nhân viên phục vụ đúng lúc lượng khách đông, giảm thiểu tình trạng thiếu hoặc thừa người.

Đặc biệt, nhờ hệ thống đếm người anh Hùng có thể xem báo cáo phân tích dự đoán ngày đông khách, giờ cao điểm và hướng di chuyển của khách hàng tại các quầy đồ ăn. Từ đó, anh dễ dàng bố trí nhân viên đứng trực đúng vị trí, đảm bảo thức ăn được phục vụ liên tục và kịp thời.

Quy trình vận hành trở nên hiệu quả hơn và nhân viên làm việc tập trung, khách hàng được phục vụ nhanh chóng.